NOCIONES BÁSICAS SOBRE EXCEL

Ante todo explicar que este artículo está pensado sobre todo para aquellos que NUNCA han trabajado con una hoja de cálculo y, por tanto desconocen lo que yo llamo la filosofía del programa.

Debemos imaginarnos una hoja de cálculo como una rejilla compuesta de filas (horizontal), numeradas y columnas (vertical) identificadas con letras, la intersección entre una fila y una columna se denomina celda.

Las celdas de Excel (hoja de cálculo en la que nos centraremos) pueden contener datos o fórmulas y Excel puede operar, y esto es lo verdaderamente importante, con el contenido de las celdas.

Los tipos de datos que se pueden colocar en las celdas son:

• ·         Texto: texto escrito, cabeceras, títulos, etc…
• ·         Número: enteros, notación científica, números reales, porcentajes, etc…
• ·         Fechas: en distintos formatos, Excel podrá más tarde operar con esas fechas.

A su vez cada una de esas celdas podrá tener, como veremos más adelante, un formato determinado.

Pero lo más importante que podemos tener en una celda y que hace que Excel sea operativo, son las fórmulas. Una celda de Excel puede contener una fórmula que hará una operación determinada con el contenido de algunas celdas determinadas, de modo que la operación queda determinada por la celda y no por su contenido, es decir, si el contenido de las celdas usadas en la fórmula cambia, el resultado mostrado en la celda que contiene la fórmula cambiará, pero la operación que estaremos haciendo será la que previamente hayamos definido con nuestra fórmula.

Pero para poder introducir nuestra fórmula debemos recurrir a un concepto nuevo: las referencias de celda. Las referencias de celda son el sistema que emplea Excel para identificar una celda. Las referencias vienen dadas por la letra de la columna seguida por el número de la fila, de tal forma que la celda B10 será la que esté en la intersección de  la fila 10 con la columna B.

También podremos definir rangos (varias celdas) simplemente dando la referencia de la celda de la esquina superior izquierda y la de la celda de la esquina inferior derecha separada por dos puntos (:), de manera que A1:C5 corresponderá al conjunto de celdas que va desde la A1 a la C5.

Esta será la forma en la que indicaremos a Excel que datos debe usar en cada uno de los cálculos que queramos hacer.

Como ejemplo final introduciremos dos números en dos celdas y luego, en una tercera, calcularemos su suma:

Primero y una vez abierto Excel nos situaremos en la celda A1 (haciendo clic izq. sobre la celda) y ahí introduciremos un número, por ejemplo 2.

Segundo: nos situaremos en la celda A2 e introduciremos otro número (Ej. 4)

Tercero: nos situamos sobre la celda B1, aquí introduciremos la fórmula. Cuando introducimos una fórmula el primer carácter debe ser un signo igual (=) para que Excel entienda que lo que viene a continuación es una fórmula y no texto. En la celda B1 introduciremos =A1+A2

y le daremos a enter, observaremos que lo que se nos muestra es el resultado de la operación (6)

, de la misma forma si ahora cambiamos el contenido de las celdas A1 y A2 por 100 y 200, veremos que el contenido de B1 cambia y pone 300,

es decir, lo que se muestra en una celda que contiene una fórmula se actualiza siempre que el contenido de las celdas de referencia cambia.

Obviamente hay muchas más cosas a tener en cuenta, pero como acercamiento al funcionamiento de Excel, de momento nos llega. En próximos artículos seguiremos profundizando en el tema

Combinación de correspondencia con Word 2007

Una de las utilidades más atractivas que nos ofrece Word consiste en la posibilidad de realizar de forma fácil  la escritura de cartas orientadas a un mailing, búsqueda de trabajo, etc… asimismo también podemos crear las etiquetas y los sobres que usaremos en nuestro mailing.

El proceso implica el uso de una base de datos que podemos tener previamente (formato Access) o crearla en el mismo momento en el que creamos nuestro documento.

Comenzaremos arrancando Word y  yendo a la pestaña correspondencia y pulsando sobre iniciar correspondencia, elegiremos lo que nos interese más en cada ocasión, en nuestro caso haremos un ejemplo con las cartas.

El siguiente paso será elegir nuestra lista de destinatarios, si ya disponemos de una base de datos en formato Access, podremos usarla y si está en otro formato,  primero debemos transformarla a Access. En nuestro caso crearemos una  lista nueva,

se nos abre una ventana en la que tenemos una serie de campos “tipo” que podemos usar tal y como están o modificar utilizando el botón personalizar columnas. 

Personalizando los campos

Podemos elegir los campos que queremos mantener y los que queremos eliminar, asimismo podemos añadir campos o cambiar el nombre a  los ya existentes. Un aspecto importante es el orden en que tenemos los campos, si la información está en una lista que va a ser mecanografiada el orden de los campos de nuestra base de datos deberá ser el mismo que en la lista copiar para evitar errores de transcripción, disponemos de dos botones que suben o bajan en la lista el campo seleccionado. 

Una vez seleccionados todos los aspectos anteriores, le daremos a aceptar y empezaremos a escribir registros, para pasar de un campo a otro se usa la tecla de tabulación, y una vez acabemos y le demos a aceptar el ordenador nos pedirá que guardemos el origen de datos, el lugar donde se guarda es fundamental, cuando escribamos la carta el origen de datos queda vinculado a ésta, de forma que si posteriormente cambiamos la ubicación del archivo de origen de datos, Word no será capaz de hacer la combinación de forma automática.

Llegados a este punto solo nos resta escribir la carta en si. Las partes comunes de la carta se escriben de forma normal, pero en los lugares donde deseamos que aparezcan los datos del origen de datos debemos insertar un campo de combinación usando el botón “insertar campo combinado”, nos saldrá una lista con los campos que contiene la base de datos y de ella elegiremos el que nos haga falta,

como ejemplo, si queremos poner  al principio de la carta la dirección de la persona, iremos insertando los campos y espacios correspondientes de forma que nos quedará algo así:

Existen una serie de campos preconfigurados muy útiles como son las direcciones y las líneas de saludo que nos permiten introducir información correspondiente a varios campos con una sola acción.

 Cada vez que queramos que en nuestra carta salga algo de lo que tenemos metido en la base de datos deberemos meter el campo correspondiente, una carta de presentación tipo sería más o menos así:

Tenemos la opción de ver los resultados de cada carta usando el botón de vista previa y los botones de desplazamiento entre registros.

La carta anterior viendo los destinatarios en vez de los campos quedará así:

 Una vez terminada la carta debemos acabar la combinación, para esto hay varias formas distintas:

• ·       Editar documentos individuales generará un documento con las cartas correspondientes a los registros (número) que elijamos, opción muy útil si el documento se va a llevar a imprimir o queremos llevárnoslo en un pen.
• ·       Imprimir documentos realizará la impresión de todas las cartas combinadas
• ·       Enviar mensajes de correo electrónico creará (usando Outlook) mensajes de correo electrónico

Otro aspecto a tener en cuenta es que SOLO se debe hacer la combinación cuando tengamos perfectamente claro que todo está bien, imaginemos imprimir 500 cartas y darnos luego cuenta de que hay  algún error.

Por último resaltar que existen más opciones: ordenar registros, buscar registros concretos, emplear filtros, generar etiquetas, etc… pero hablaremos de ellos en un próximo artículo