Funciones en Excel

Funciones: 

• Formulas incorporadas a la hoja de cálculo

• Excel incorpora una paleta de fórmulas y un ayudante para  funciones que facilita su uso.

• Sintaxis de las funciones:

i.    Cada función tiene su propio nombre pero deben ir precedidas del signo =. La sintaxis genérica es  =FUNCIÓN(ARGUMENTOS)

ii. El argumento hace referencia a los datos sobre los que la función realizará los cálculos. Si se necesitan más de un argumento éstos van escritos todos juntos, entre paréntesis y separados por el caracter <;> 

Funciones más comunes: 

MATEMÁTICAS:

ABS(argumento) Valor absoluto de un número, en un argumento o en una celda

ALEATORIO Número aleatorio comprendido entre 0 y 1

SUMA(argumento) Suma de un conjunto de datos

ENTERO(argumento) Devuelve el número entero menor más próximo al indicado en el argumento

FAC(argumento) Valor del factorial de un número

LN(argumento) Logaritmo neperiano

LOG10(argumento) Logaritmo decimal

POTENCIA(argumento1;argumento2)  Resultado de elevar el arg1 al arg2

RADIANES(argumento) Convierte de grados a radianes

ESTADÍSTICAS: 

CONTAR(argumento) Calcula el número de datos de un rango

MAX(argumento) Mayor valor numérico

MIN(argumento) Mínimo valor

MODA(argumento) Dato o datos que se repiten más veces

PROMEDIO(argumento)  Valor medio de todos los del argumento

DESVEST(argumento) Desviación estándar de los datos

FUNCIONES DE TEXTO: 

CONCATENAR (texto1; texto2) Añade a un texto otro

DERECHA(texto;cantidad) Devuelve el número de caracteres especificados en cantidad, contando desde la derecha del texto 

ESPACIOS(texto) Elimina los espacios de un texto, dejando solo uno entre palabras y eliminando los de los extremos del texto

IGUAL(texto1;texto2) Compara dos datos de texto comprobando si son iguales. Devuelve el valor verdadero si lo son y falso si no

IZQUIERDA(text;cantidad) Igual que el derecha pero por la izquierda

LARGO(texto) Devuelve el número de caracteres de un dato

MAYUSC(texto) Convierte un texto en mayúsculas

MINUSC(texto) En minúsculas

 Insertar funciones mediante la paleta de fórmulas 

• Se puede activar:

i. Seleccionando insertar función 

ii. Al hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas

        Aparece un cuadro de dialogo:

i.                     Seguimos las instrucciones del cuadro para seleccionar la función que nos interese

ii.                   Le damos a <aceptar>

Aparecerá la ventana del asistente para la fórmula elegida:

En el asistente iremos añadiendo los argumentos que haga falta, los botones de color rojo valen para minimizar la ventana y poder señalar sobre la propia hoja el rango o rangos de celdas que vamos a usar

Al terminar le daremos a aceptar, la fórmula queda introducida en la celda y en ésta se nos muestra el resultado calculado por la función de Excel.

Hemos hecho el ejemplo con una función relativamente sencilla, las hay más complicadas, existe la posibilidad de usar varias funciones anidadas, etc.…

En breve se publicará un video tutorial sobre el uso de las fórmulas

Trabajos con rangos: Nombrar, copiar, mover, borrar

Continuamos con los temas básicos para movernos con facilidad dentro del mundo de Excel, hoy nos ocupamos del trabajo con Rangos en sus aspectos más básicos. Un rango es un conjunto de celdas que seleccionamos previamente para realizar operaciones con todas ellas a la vez.

1.  SELECCIÓN DE RANGOS:

• Cuando una misma operación se ha de realizar sobre un grupo de celdas. 

• Se puede realizar cualquier cambio sobre todas las celdas a la vez si han sido seleccionadas previamente.

• La selección se realiza como en word. 

• Si se quieren seleccionar varios rangos a la vez,  es necesario hacerlo manteniendo pulsada la tecla <control>. 

• RANGOS CARACTERÍSTICOS:

i. Fila  se selecciona pulsando el botón del nº de fila. 

ii. Columna  con el botón identificador de la parte superior.

2.  NOMBRAR RANGOS: escribiendo sus coordenadas en el cuadro de nombres. 

• Con las coordenadas de las celdas de la esquina superior IZQUIERDA e inferior DERECHA separadas por el carácter < : > 

i. Ej. A12:B15

• Para indicar varios rangos a la vez, se separan los indicativos de cada uno de ellos con el carácter <;> 

i. Ej. A12:B15;C3:E15

• También se le puede asignar nombre a un rango concreto, primero se selecciona el rango en cuestión y luego  se le pone nombre en el cuadro de nombres.

Al hacer clic en la lista desplegable del cuadro de nombres nos aparecerán los que hayamos metido previamente. Es posible usar los nombres establecidos para los rangos en una fórmula, Ej: =SUMA(salarios), donde salarios es el rango que contiene una serie de salarios que queremos sumar. 

3.  COPIAR Y PEGAR RANGOS:

• Todas las opciones para copiar y pegar que se usan en word se pueden utilizar también en excel.

• La opción pegar presenta una serie de características distintas de las de word:

i.  La opción “pegado especial”   menú edición permite personalizar lo que queremos que se pegue de un rango determinado.

• Otra opción para copiar un rango consiste en arrastrarlo haciendo clic izquierdo sobre el borde inferior del rango y arrastrando con la tecla <control> pulsada.

i. Seleccionar el rango a copiar. 

ii. Pulsar <control> y sin soltarla arrastrar el rango hasta la posición que se desee.

4.  MOVER RANGOS:

• Arrastrándolo:

i. Se selecciona el rango. 

ii. Se arrastra por un borde sin ninguna tecla. 

• Con las opciones  cortar , pegar del menú o de los botones. 

5.  BORRAR RANGOS:

• Seleccionándolo y usando <sup>. 

• Usando la opción borrar del menú edición que permite elegir que es lo que se quiere borrar. 

En la próxima entrada rellenaremos los rangos con series usando el botón de autollenado, empezaremos a introducir fórmulas y comenzaremos a meternos en el mundo de las funciones de Excel.

Desplazamiento e introducción de datos en Excel

DESPLAZAMIENTO EN UN LIBRO:  para poder moverse en un libro de Excel existen varias formas, las más comunes son:

• Para activar una celda click sobre ella

• Para moverse en las hojas click sobre la pestaña de la hoja

• Para moverse a través de las distintas celdas se usan las teclas del cursor

• <tab>  activa la celda situada a la derecha de la activa

• <intro> acepta la introducción de un dato y nos coloca en la celda inferior

• <inicio>  la celda A de lafila activa

• <control-inicio>  la celda A1

INTRODUCCIÓN DE DATOS:

• Activar la celda

• Escribir el dato

• Pulsar <intro>, <tab> o activar cualquier otra celda para aceptar el dato.

En la mayoría de los casos Excel reconoce el dato como numérico o texto de forma correcta, el texto lo escribe alineado a la izquierda y los datos numéricos alineados a la derecha. Con <intro> aceptaremos el dato y nos desplazaremos a la celda inmediatamente inferior a la activa, con <Tab> nos desplazaremos a la celda situada a la derecha de la activa aceptando el dato.

INTRODUCCION DE TEXTO O RÓTULOS:

• Activamos la celda y escribimos el dato

•Por defecto queda alineado a la izquierda, si queremos cambiar el formato de un dato seleccionamos la celda y utilizamos los botones de alineación que son como los de Word, asimismo cualquiera de los otros botones de formato que son iguales a los de Word realizan la misma función en excel que en Word.

INTRODUCCION DE NÚMEROS:

• Precedido de  + para indicar que es un número positivo, puede omitirse.

• Precedido de  - para indicar que es un número negativo.

• Los caracteres <,> y <.>sirven para introducir decimales. 

• Cuando el número que se introduce en una celda tiene más dígitos de los que se pueden mostrar, el programa lo expresa en notación científica.

INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS:

• La principal utilidad consiste en que las fórmulas pueden operar con celdas, de forma que cuando los datos de las celdas cambien, también lo hará el resultado de la fórmula.

• Para introducir una fórmula:

i. Active la celda donde va la fórmula

ii. Pulsar <=> para que excel detecte la introducción de una fórmula

iii. Introducir la fórmula con las referencias de las celdas correspondientes ej: a2*b2

iv. Pulse <intro>

• Prioridad de operaciones:

i. 1º se realizan las operaciones entre paréntesis

ii. Después la exponenciación (se debe recordar que la radicación es una exponenciación de exponente fraccionario) 

iii. Después las multiplicaciones y divisiones, si hay más de una se hacen de izquierda a  derecha

iv. Por último sumas y restas

• Existen unas formulas especiales funciones ya diseñadas, que se pueden pegar en la celda con el botón de la barra de herramientas

       APARECE UNA VENTANA:

Desde esta ventana podemos seleccionar cuál es la fórmula que queremos poner, Excel dispone de muchas fórmulas para utilizar clasificadas en categorías (matemáticas, financieras, estadísticas, etc..). Proximamente se hará uu artículo en el que nos extenderemos más en el uso de las funciones (fórmulas de Excel)

INTRODUCCIÓN DE FECHAS Y HORAS:

• DEBEN ESCRIBIRSE EN CUALQUIERA DE LOS FORMATOS QUE EXCEL RECONOCE PARA LAS FECHAS

i. 15/10/01

ii. 15-Octubre-01

iii. 15/Oct/01

iv. 15/10  lo interpreta como del año en curso

v. Oct/96  como 1 de octubre

• HORAS:

i. 13:45

ii. 5:30 PM

iii. 11:50 AM

iv. <CONTROL- ,>INTRODUCE LA FECHA ACTUAL

v. <CONTROL-MAY .>INTRODUCE LA HORA ACTUAL

• Se pueden introducir fecha y hora en la misma celda separándolas con un espacio

MODIFICAR DATOS; EDITAR:  Para corregir datos existen dos procedimientos:

• Si el dato es corto, nos situamos en la celda y lo escribimos de nuevo

• Si el dato es extenso, se debe activar el modo edición activamos la celda y haciendo click sobre la barra de fórmulas. También haciendo doble clic sobre la celda o activándola y pulsando <F2>

BORRAR DATOS DE UNA CELDA:

• Seleccionar la celda y pulsar <sup>

• Activar la celda y seleccionar edición/borrar y coger una de sus opciones.

En una próxima entrega hablaremos del sistema de referencias de celda y de como seleccionar, copiar y mover celdas y rangos de celdas.