Conceptos básicos en Access: Propiedades de campo

Continuamos la serie de artículos sobre Access, analizaremos en éste las propiedades de campo, ya hemos visto en el artículo anterior la importancia del diseño y la elección correcta del tipo de datos que vamos a utilizar, en esta ocasión veremos que además de seleccionar el tipo de datos, también podemos ajustar otras propiedades que nos permitan pulir nuestra base de datos. Las propiedades de los campos están accesibles en la vista diseño de tabla  en la parte inferior de la pantalla, tal y como se ve en esta captura,

hay que especificar que no todos los tipos de campo presentan las mismas propiedades para modificar, resulta lógico pensar que el número de decimales no nos va a aparecer si estamos trabajando con un campo si/no.

De forma genérica las propiedades de campo que podemos ajustar son:

Tamaño del campo:

Indica el número máximo de caracteres del campo. Se puede introducir un valor entre 0 y 255. El valor predeterminado es de 50. Esta propiedad solo la podemos emplear en los campos de tipo Texto y Número.

Formato:

Permite determinar el formato del campo, es decir, el tipo de fuente, tamaño, color, formato de número, decimales, etc.; con ello, se decide el modo en que aparecen los datos en la pantalla o al imprimirlos.

Propiedad formato del campo fecha apertura

Lugares decimales:

Permite elegir el número de decimales cuando estamos usando un campo de tipo numérico

Máscara de entrada:

Las máscaras de entrada controlan la forma de introducir la información. La ventaja es que obliga a introducir los datos en un formato estándar, reduciendo de esta forma los errores. Facilita el trabajo del introductor de datos, Access tiene un generador de máscaras de entrada que funciona para los campos tipo texto y fecha, para el resto de los campos debemos generar las expresiones nosotros mismos utilizando una serie de caracteres especiales.

Título:

Es una etiqueta que aparecerá en  vez del nombre del campo en las tablas, formularios e, informes. Se puede usar en casos en  los que el nombre real del campo necesita usar caracteres especiales no permitidos como por ejemplo puntos, el nombre del campo se escribirá en el diseño de la tabla sin los puntos y en la propiedad título pondremos el nombre con los puntos, también en casos en los que los campos sigan una clave numérica pero queramos que el introductor de los datos tenga un nombre para el campo más descriptivo que un número.

Valor predeterminado:

Es el valor que toma el campo de manera predeterminada. Access escribirá el valor asignado automáticamente en dicho campo en el momento de rellenar los registros de la tabla. Por ejemplo, si la mayor parte de nuestros clientes son de Madrid podemos ponerlo en el valor predeterminado y dicho valor ya aparecerá escrito, si alguno de los clientes no es de Madrid basta con escribir encima la ciudad correspondiente.

Regla de validación:

Expresión que limita los valores para el campo. Podemos indicar cuáles son los valores válidos para el campo y cuáles no utilizando una regla de validación. Por ejemplo podemos poner en un campo edad la regla de validación “>0 y <110” de forma que sea imposible poner una edad que esté fuera de ese rango de valores. En caso de intentar poner un valor fuera de rango, Access no nos lo permitirá y devolverá un mensaje diciéndonos que el dato viola la regla de validación para el campo y que por lo tanto no es válido.

Obsérvese la regla de validación y el texto de validación que aparecerá en la siguiente captura al intentar introducir un dato que viola la regla de validación

Texto de validación

Si queremos que cuando un dato viola la regla de validación salga un mensaje distinto del genérico deberemos escribirlo en la propiedad Texto de validación.

Requerido

Al seleccionar Sí, Access exigirá que se introduzca obligatoriamente algún dato en ese campo, que nunca queda vacío.

Permitir longitud cero

Permite guardar en el campo cadenas de longitud cero

Indexado

Acelera la búsqueda y ordenación de datos, así como las consultas que se hagan en ese campo, pero requiere más espacio para almacenar la información, pueden indexarse más de un campo pero el espacio requerido crece rápidamente. Como regla general todos los campos clave llevan la propiedad indexado sin duplicados

Compresión Unicode

Unicode es un estándar mundial para las comunicaciones entre ordenadores. Si se activa la opción Sí, los datos se almacenan comprimidos. 

En breve continuaremos esta serie hablando de un o de los aspectos más relevantes e importantes de las bases de datos relacionales: las Relaciones.