Ante todo explicar que este artículo está pensado sobre todo para aquellos que NUNCA han trabajado con una hoja de cálculo y, por tanto desconocen lo que yo llamo la filosofía del programa.
Debemos imaginarnos una hoja de cálculo como una rejilla compuesta de filas (horizontal), numeradas y columnas (vertical) identificadas con letras, la intersección entre una fila y una columna se denomina celda.
Las celdas de Excel (hoja de cálculo en la que nos centraremos) pueden contener datos o fórmulas y Excel puede operar, y esto es lo verdaderamente importante, con el contenido de las celdas.
Los tipos de datos que se pueden colocar en las celdas son:
- · Texto: texto escrito, cabeceras, títulos, etc…
- · Número: enteros, notación científica, números reales, porcentajes, etc…
- · Fechas: en distintos formatos, Excel podrá más tarde operar con esas fechas.
A su vez cada una de esas celdas podrá tener, como veremos más adelante, un formato determinado.
Pero lo más importante que podemos tener en una celda y que hace que Excel sea operativo, son las fórmulas. Una celda de Excel puede contener una fórmula que hará una operación determinada con el contenido de algunas celdas determinadas, de modo que la operación queda determinada por la celda y no por su contenido, es decir, si el contenido de las celdas usadas en la fórmula cambia, el resultado mostrado en la celda que contiene la fórmula cambiará, pero la operación que estaremos haciendo será la que previamente hayamos definido con nuestra fórmula.
Pero para poder introducir nuestra fórmula debemos recurrir a un concepto nuevo: las referencias de celda. Las referencias de celda son el sistema que emplea Excel para identificar una celda. Las referencias vienen dadas por la letra de la columna seguida por el número de la fila, de tal forma que la celda B10 será la que esté en la intersección de la fila 10 con la columna B.
También podremos definir rangos (varias celdas) simplemente dando la referencia de la celda de la esquina superior izquierda y la de la celda de la esquina inferior derecha separada por dos puntos (:), de manera que A1:C5 corresponderá al conjunto de celdas que va desde la A1 a la C5.
Esta será la forma en la que indicaremos a Excel que datos debe usar en cada uno de los cálculos que queramos hacer.
Como ejemplo final introduciremos dos números en dos celdas y luego, en una tercera, calcularemos su suma:
Primero y una vez abierto Excel nos situaremos en la celda A1 (haciendo clic izq. sobre la celda) y ahí introduciremos un número, por ejemplo 2.
Segundo: nos situaremos en la celda A2 e introduciremos otro número (Ej. 4)
Tercero: nos situamos sobre la celda B1, aquí introduciremos la fórmula. Cuando introducimos una fórmula el primer carácter debe ser un signo igual (=) para que Excel entienda que lo que viene a continuación es una fórmula y no texto. En la celda B1 introduciremos =A1+A2
y le daremos a enter, observaremos que lo que se nos muestra es el resultado de la operación (6)
, de la misma forma si ahora cambiamos el contenido de las celdas A1 y A2 por 100 y 200, veremos que el contenido de B1 cambia y pone 300,
es decir, lo que se muestra en una celda que contiene una fórmula se actualiza siempre que el contenido de las celdas de referencia cambia.
Obviamente hay muchas más cosas a tener en cuenta, pero como acercamiento al funcionamiento de Excel, de momento nos llega. En próximos artículos seguiremos profundizando en el tema
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