Conceptos previos en Access: tipos de campos

La planificación es el proceso más importante a la hora de crear una base de datos que nos sirva para nuestros propósitos, de hecho el proceso de diseño implica (o debería) un tiempo considerable en todo el necesario para implementar una base de datos. Debemos tener en cuenta en este proceso muchos aspectos, uno de ellos, del que va a tratar este artículo, será el tipo de datos que almacenemos en nuestros campos de la tabla, campos de los que no olvidemos, dependerá la información almacenada en nuestra base de datos y por tanto el uso que le podamos dar posteriormente.

Ventana de diseño de la tabla, aquí podemos elegir el tipo de campo

Los tipos de datos que vamos a poder almacenar en nuestros campos son:

Texto:

Cuando en ese campo deseemos guardar texto o combinaciones de texto y números, así como números que posteriormente no vayamos a usar en cálculos, como los números de teléfono o DNI. Es el tipo de campo predeterminado si no elegimos nosotros un tipo distinto. Puede ocupar hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad tamaño del campo.

Memo:

Estos campos son particularmente adecuados para escribir todo tipo de comentarios que sepamos que nos van a ocupar más de los 255 caracteres anteriores. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose a medida que se le agrega información. El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, puede ocupar hasta 65.535 caracteres.

Numérico:

Para almacenar datos numéricos que van a ser utilizados posteriormente en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora:

Almacenamiento de valores de fecha y hora.

Moneda:

Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Sí/No:

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores posible. (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Puede usarse para campos de tipo varón/mujer, pagado/impagado, etc…

Objeto OLE:

Objetos (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Hasta un tamaño de 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervínculo:

Almacena una dirección web o de correo electrónico.

Autonumérico:

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Son ideales para usar como campos clave posteriormente.

Asistente para búsquedas:

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Muy útil cuando queramos introducir en un campo una serie de valores que se eligen por ejemplo, de entre 4 ( siempre vamos a elegir entre las 4 provincias gallegas) nos aparecerá un cuadro de lista que nos permitirá elegir entre las 4 provincias con un clic de ratón y sin necesidad de escribir nada.

Aspecto que toma el campo lugar de nacimiento cuando hemos añadido una lista de valores

 Además del tipo de campo, también es importante asignar a cada uno de los campos las propiedades adecuadas al uso que se le va a dar: tamaño, reglas y texto de validación, máscaras de entrada, etc... En breve publicaremos un artículo al respecto