Existen una serie de conceptos previos que cualquiera que
quiera manejarse en Access debería conocer, la mejor forma de llegar a trabajar
con un programa es entender, en la medida de lo posible cual es la forma en la que
“piensa” es programa. En este artículo vamos a describir los objetos que
componen una base de datos y el tipo de datos que podemos almacenar en cada
tipo de campo.
OBJETOS DE LA BASE DE DATOS:
Tablas:
La tabla es el tipo principal de
objeto de una base de datos. Una tabla es un conjunto de datos estructurados en
columnas (los campos, datos del mismo tipo referidos a cada registro, por ejemplo
la dirección, nombre, etc…) y filas
(los registros, conjunto de todos los
datos referidos a una de nuestras unidades de almacenamiento, ej.: ficha de un
cliente o proveedor). En las tablas de la base de datos es donde se almacena
toda la información de la base de datos.
Una consulta es una operación en
la que la base de datos elige unos registros determinados en función de uno o
varios criterios, la consulta se diseña y se graba de forma que según se vayan
actualizando los datos en la tabla, la consulta nos irá devolviendo unos
resultados u otros. Podríamos, por ejemplo, diseñar una consulta que nos devolviera
las facturas impagadas, si la ejecutamos hoy nos devolverá unos resultados, si
al cabo de unos días actualizamos la tabla y volvemos a ejecutar la consulta
las facturas que se hayan pagado durante esos días ya no aparecerán.
Existen dos tipos de consultas:
Consulta de selección: es
una operación realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una
selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una
sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras
consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas.
Consultas de acción: el resultado
de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no
que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar,
borrar o modificar registros y crear nuevas tablas.
Formularios:
La introducción de datos puede hacerse directamente en la tabla pero en
ocasiones resulta un proceso engorroso ya que la visibilidad de los datos en la
tabla no siempre es la deseada, para solucionar este problema Access incorpora
una herramienta: los formularios.
Un formulario es una ventana específicamente
diseñada para la introducción y edición de datos de una forma más amigable e
intuitiva que en la propia tabla, los campos se presentan de manera más
adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los
controles más adecuados a cada tipo de información.
El formulario permite introducir,
modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que
se ha diseñado.
Informes:
La mejor forma de mostrar los datos
es mediante un informe, bien en una página impresa o bien mediante su representación
en la pantalla del ordenador, esa es la tarea de los informes.
Access proporciona
las herramientas para diseñar distintos tipos de informes y posee funciones
para agrupar los registros según un criterio especificado, mostrar totales y
subtotales de los campos deseados.
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