Primeros pasos con Microsoft Access

BASES DE DATOS RELACIONALES:  MICROSOFT ACCESS

La gestión de grandes cantidades de información se ha hecho en los tiempos anteriores a la expansión de la Informática a través de grandes archivos en los que la información se guardaba de forma física en carpetas, cajas y armarios archivadores. La generalización del uso de los sistemas informáticos ha cambiado nuestra forma, y sobre todo nuestra eficiencia  y rapidez a  la hora de manejar grandes cantidades de información.

Para manejar grandes cantidades de información surgieron las bases de datos, los primeros programas manejaban la información almacenada en una única tabla,

Ventana de trabajo de DbaseIII-Plus

los actuales programas son capaces de manejar varias tablas a la vez relacionadas entre si a través de algún campo.

Ventana de trabajo de Oracle Database

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES:

- Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular los datos.

-  Debe permitir en principio:

  Introducir datos

 Almacenar datos

 Recuperar datos y trabajar con ellos (editarlos, realizar operaciones matemáticas, borrarlos, etc…)

-  En principio podemos usar Excel como programa de bases de datos, pero presenta algunas limitaciones que hacen que, a la hora de trabajar con cantidades grandes de información no sea la opción más adecuada.

DIFERENCIAS ENTRE ACCESS Y EXCEL:

-  Access es multiusuario, Excel no.

-  Access es un gestor de bases de datos relacionales, Excel no.

-  Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y para cálculos estadísticos o de carácter general es mucho mejor que Access.

-  Además Excel genera gráficos con sencillez

EL CONCEPTO DE LO RELACIONAL EN LAS BASES DE DATOS

-  Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples (planas) y relacionales.

-  Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde tenemos toda la información en un sola tabla. Otros ejemplos serían los primeros programas de base de datos que almacenaban toda la información en una sola tabla como por ejemplo Dbase.

-  Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Esta duplicidad de la información puede comprometer la integridad de la base de datos ya que el mismo dato puede ser introducido una vez de forma correcta y la siguiente de forma incorrecta, además implica un mayor tiempo de trabajo para la persona encargada de la introducción de datos.

-  Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas.

-  De esta manera se consigue que no haya datos repetidos.

-  Con esta estructura cada vez que venga un paciente a un hospital, un coche a un taller o cualquier otro tipo de información, no es necesario volver a introducir sus datos que se repiten sino sólo lo que ha cambiado de una visita a la siguiente.

-  Basta con introducir su código de paciente, matrícula de coche, etc… para que el Gestor de base de datos sepa de qué paciente, vehículo, etc… se trata.

-  Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (que contenga el mismo valor en ambas tablas).

-  A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional.

-  Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.

-  Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional.

En nuestro caso nos centraremos en Microsoft Access, que aún siendo un programa orientado para el uso personal  es un gestor de bases de datos relacionales y presenta capacidades más que suficientes para trabajar con bases de datos en red si el número de accesos simultáneos no va a ser excesivo.

Para resumir, podemos esquematizar lo visto hasta ahora: