In Pictures: Excelentes tutoriales en versión imagen

   Navegando, navegando he llegado a encontrar una excelente página de tutoriales de diversas versiones de la suite Office.In pictures: Free Computer Tutorials

Página inicial

 
 Los tutoriales están desarrollados en imágenes, lo que los hace mucho más accesibles y fáciles de entender que si estuviesen hechos únicamente con texto y un par de capturas de pantalla. Sin embargo ahora viene el "pero..." Si vuestro dominio del inglés es equivalente al famosísimo "relaxing cup of café con leche", puede ser que tengais algún problema, ya que lasinstrucciones iniciales están en Inglés y las capturas de los programas también son de las versiones inglesas de los mismos.

    Así todo resulta una página sumamente útil a a hora de tener una primera toma de contacto con el programa o de repasar algún aspecto puntual del mismo, ya que está estructurada por contenidos, por lo que es fácil encontrar información acerca de un punto concreto que queramos repasar o conocer

Información estructurada de los temas

Conceptos básicos en Access: Propiedades de campo

Continuamos la serie de artículos sobre Access, analizaremos en éste las propiedades de campo, ya hemos visto en el artículo anterior la importancia del diseño y la elección correcta del tipo de datos que vamos a utilizar, en esta ocasión veremos que además de seleccionar el tipo de datos, también podemos ajustar otras propiedades que nos permitan pulir nuestra base de datos. Las propiedades de los campos están accesibles en la vista diseño de tabla  en la parte inferior de la pantalla, tal y como se ve en esta captura,

hay que especificar que no todos los tipos de campo presentan las mismas propiedades para modificar, resulta lógico pensar que el número de decimales no nos va a aparecer si estamos trabajando con un campo si/no.

De forma genérica las propiedades de campo que podemos ajustar son:

Tamaño del campo:

Indica el número máximo de caracteres del campo. Se puede introducir un valor entre 0 y 255. El valor predeterminado es de 50. Esta propiedad solo la podemos emplear en los campos de tipo Texto y Número.

Formato:

Permite determinar el formato del campo, es decir, el tipo de fuente, tamaño, color, formato de número, decimales, etc.; con ello, se decide el modo en que aparecen los datos en la pantalla o al imprimirlos.

Propiedad formato del campo fecha apertura

Lugares decimales:

Permite elegir el número de decimales cuando estamos usando un campo de tipo numérico

Máscara de entrada:

Las máscaras de entrada controlan la forma de introducir la información. La ventaja es que obliga a introducir los datos en un formato estándar, reduciendo de esta forma los errores. Facilita el trabajo del introductor de datos, Access tiene un generador de máscaras de entrada que funciona para los campos tipo texto y fecha, para el resto de los campos debemos generar las expresiones nosotros mismos utilizando una serie de caracteres especiales.

Título:

Es una etiqueta que aparecerá en  vez del nombre del campo en las tablas, formularios e, informes. Se puede usar en casos en  los que el nombre real del campo necesita usar caracteres especiales no permitidos como por ejemplo puntos, el nombre del campo se escribirá en el diseño de la tabla sin los puntos y en la propiedad título pondremos el nombre con los puntos, también en casos en los que los campos sigan una clave numérica pero queramos que el introductor de los datos tenga un nombre para el campo más descriptivo que un número.

Valor predeterminado:

Es el valor que toma el campo de manera predeterminada. Access escribirá el valor asignado automáticamente en dicho campo en el momento de rellenar los registros de la tabla. Por ejemplo, si la mayor parte de nuestros clientes son de Madrid podemos ponerlo en el valor predeterminado y dicho valor ya aparecerá escrito, si alguno de los clientes no es de Madrid basta con escribir encima la ciudad correspondiente.

Regla de validación:

Expresión que limita los valores para el campo. Podemos indicar cuáles son los valores válidos para el campo y cuáles no utilizando una regla de validación. Por ejemplo podemos poner en un campo edad la regla de validación “>0 y <110” de forma que sea imposible poner una edad que esté fuera de ese rango de valores. En caso de intentar poner un valor fuera de rango, Access no nos lo permitirá y devolverá un mensaje diciéndonos que el dato viola la regla de validación para el campo y que por lo tanto no es válido.

Obsérvese la regla de validación y el texto de validación que aparecerá en la siguiente captura al intentar introducir un dato que viola la regla de validación

Texto de validación

Si queremos que cuando un dato viola la regla de validación salga un mensaje distinto del genérico deberemos escribirlo en la propiedad Texto de validación.

Requerido

Al seleccionar Sí, Access exigirá que se introduzca obligatoriamente algún dato en ese campo, que nunca queda vacío.

Permitir longitud cero

Permite guardar en el campo cadenas de longitud cero

Indexado

Acelera la búsqueda y ordenación de datos, así como las consultas que se hagan en ese campo, pero requiere más espacio para almacenar la información, pueden indexarse más de un campo pero el espacio requerido crece rápidamente. Como regla general todos los campos clave llevan la propiedad indexado sin duplicados

Compresión Unicode

Unicode es un estándar mundial para las comunicaciones entre ordenadores. Si se activa la opción Sí, los datos se almacenan comprimidos. 

En breve continuaremos esta serie hablando de un o de los aspectos más relevantes e importantes de las bases de datos relacionales: las Relaciones.

Conceptos previos en Access: tipos de campos

La planificación es el proceso más importante a la hora de crear una base de datos que nos sirva para nuestros propósitos, de hecho el proceso de diseño implica (o debería) un tiempo considerable en todo el necesario para implementar una base de datos. Debemos tener en cuenta en este proceso muchos aspectos, uno de ellos, del que va a tratar este artículo, será el tipo de datos que almacenemos en nuestros campos de la tabla, campos de los que no olvidemos, dependerá la información almacenada en nuestra base de datos y por tanto el uso que le podamos dar posteriormente.

Ventana de diseño de la tabla, aquí podemos elegir el tipo de campo

Los tipos de datos que vamos a poder almacenar en nuestros campos son:

Texto:

Cuando en ese campo deseemos guardar texto o combinaciones de texto y números, así como números que posteriormente no vayamos a usar en cálculos, como los números de teléfono o DNI. Es el tipo de campo predeterminado si no elegimos nosotros un tipo distinto. Puede ocupar hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad tamaño del campo.

Memo:

Estos campos son particularmente adecuados para escribir todo tipo de comentarios que sepamos que nos van a ocupar más de los 255 caracteres anteriores. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose a medida que se le agrega información. El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, puede ocupar hasta 65.535 caracteres.

Numérico:

Para almacenar datos numéricos que van a ser utilizados posteriormente en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora:

Almacenamiento de valores de fecha y hora.

Moneda:

Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Sí/No:

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores posible. (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Puede usarse para campos de tipo varón/mujer, pagado/impagado, etc…

Objeto OLE:

Objetos (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Hasta un tamaño de 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervínculo:

Almacena una dirección web o de correo electrónico.

Autonumérico:

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Son ideales para usar como campos clave posteriormente.

Asistente para búsquedas:

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Muy útil cuando queramos introducir en un campo una serie de valores que se eligen por ejemplo, de entre 4 ( siempre vamos a elegir entre las 4 provincias gallegas) nos aparecerá un cuadro de lista que nos permitirá elegir entre las 4 provincias con un clic de ratón y sin necesidad de escribir nada.

Aspecto que toma el campo lugar de nacimiento cuando hemos añadido una lista de valores

 Además del tipo de campo, también es importante asignar a cada uno de los campos las propiedades adecuadas al uso que se le va a dar: tamaño, reglas y texto de validación, máscaras de entrada, etc... En breve publicaremos un artículo al respecto

Conceptos previos: Objetos de Access

Existen una serie de conceptos previos que cualquiera que quiera manejarse en Access debería conocer, la mejor forma de llegar a trabajar con un programa es entender, en la medida de lo posible cual es la forma en la que “piensa” es programa. En este artículo vamos a describir los objetos que componen una base de datos y el tipo de datos que podemos almacenar en cada tipo de campo.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS:

Tablas:

La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. Una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos, datos del mismo tipo referidos a cada registro, por ejemplo la dirección, nombre, etc…) y filas (los registros, conjunto de todos los datos referidos a una de nuestras unidades de almacenamiento, ej.: ficha de un cliente o proveedor). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos.

Consultas:

Una consulta es una operación en la que la base de datos elige unos registros determinados en función de uno o varios criterios, la consulta se diseña y se graba de forma que según se vayan actualizando los datos en la tabla, la consulta nos irá devolviendo unos resultados u otros. Podríamos, por ejemplo, diseñar una consulta que nos devolviera las facturas impagadas, si la ejecutamos hoy nos devolverá unos resultados, si al cabo de unos días actualizamos la tabla y volvemos a ejecutar la consulta las facturas que se hayan pagado durante esos días ya no aparecerán.

Existen dos  tipos de consultas:

Consulta de selección: es una operación realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas.

Consultas de acción: el resultado de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas.

Formularios:

La introducción de datos puede hacerse directamente en la tabla pero en ocasiones resulta un proceso engorroso ya que la visibilidad de los datos en la tabla no siempre es la deseada, para solucionar este problema Access incorpora una herramienta: los formularios.

Un formulario es una ventana específicamente diseñada para la introducción y edición de datos de una forma más amigable e intuitiva que en la propia tabla, los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los controles más adecuados a cada tipo de información.

El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.

Informes:

La mejor forma de mostrar los datos

es mediante un informe, bien en una página impresa o bien mediante su representación en la pantalla del ordenador, esa es la tarea de los informes. 

Access proporciona las herramientas para diseñar distintos tipos de informes y posee funciones para agrupar los registros según un criterio especificado, mostrar totales y subtotales de los campos deseados.

Primeros pasos con Access: Conceptos básicos

Uno de los problemas que surge a la hora de elegir el programa que usaremos para gestionar nuestra base de datos es el siguiente.

                Si vamos a trabajar nosotros solos nos da lo mismo que nuestro programa sea o no multiusuario, por el contrario si nuestra base de datos tiene que ser usada por varias personas a la vez, el programa deberá admitir esa posibilidad (multiusuario). Podríamos colocar nuestra base de datos en un único ordenador y dar acceso físico a las personas a éste, pero lo único que conseguiríamos sería una fila de personal haciendo cola frente al equipo. Otra posibilidad sería poner nuestra base de datos en varios equipos repartidos por la empresa, al cabo de un par de días las bases de datos de cada equipo no se parecerían en nada y su utilidad sería nula. El problema se soluciona de la siguiente forma:

a)      Debemos disponer de un programa que permita que varios usuarios accedan a la base de datos a la vez y hagan los cambios que hagan éstos queden registrados en un único fichero de base  de datos.

b)      Situaremos físicamente la base de datos en un ordenador (servidor) al que accederán el resto de los ordenadores (clientes) que quieran utilizarla.

La mayoría de los programas de base de datos actuales poseen en mayor o menor medida esta capacidad, Access también es capaz de trabajar en red siempre que el número de conexiones simultaneas no sea muy elevado (255 máximo y según condiciones; fuente: Microsoft).

Primeros pasos con Microsoft Access

BASES DE DATOS RELACIONALES:  MICROSOFT ACCESS

La gestión de grandes cantidades de información se ha hecho en los tiempos anteriores a la expansión de la Informática a través de grandes archivos en los que la información se guardaba de forma física en carpetas, cajas y armarios archivadores. La generalización del uso de los sistemas informáticos ha cambiado nuestra forma, y sobre todo nuestra eficiencia  y rapidez a  la hora de manejar grandes cantidades de información.

Para manejar grandes cantidades de información surgieron las bases de datos, los primeros programas manejaban la información almacenada en una única tabla,

Ventana de trabajo de DbaseIII-Plus

los actuales programas son capaces de manejar varias tablas a la vez relacionadas entre si a través de algún campo.

Ventana de trabajo de Oracle Database

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES:

- Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular los datos.

-  Debe permitir en principio:

  Introducir datos

 Almacenar datos

 Recuperar datos y trabajar con ellos (editarlos, realizar operaciones matemáticas, borrarlos, etc…)

-  En principio podemos usar Excel como programa de bases de datos, pero presenta algunas limitaciones que hacen que, a la hora de trabajar con cantidades grandes de información no sea la opción más adecuada.

DIFERENCIAS ENTRE ACCESS Y EXCEL:

-  Access es multiusuario, Excel no.

-  Access es un gestor de bases de datos relacionales, Excel no.

-  Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y para cálculos estadísticos o de carácter general es mucho mejor que Access.

-  Además Excel genera gráficos con sencillez

EL CONCEPTO DE LO RELACIONAL EN LAS BASES DE DATOS

-  Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples (planas) y relacionales.

-  Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde tenemos toda la información en un sola tabla. Otros ejemplos serían los primeros programas de base de datos que almacenaban toda la información en una sola tabla como por ejemplo Dbase.

-  Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Esta duplicidad de la información puede comprometer la integridad de la base de datos ya que el mismo dato puede ser introducido una vez de forma correcta y la siguiente de forma incorrecta, además implica un mayor tiempo de trabajo para la persona encargada de la introducción de datos.

-  Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas.

-  De esta manera se consigue que no haya datos repetidos.

-  Con esta estructura cada vez que venga un paciente a un hospital, un coche a un taller o cualquier otro tipo de información, no es necesario volver a introducir sus datos que se repiten sino sólo lo que ha cambiado de una visita a la siguiente.

-  Basta con introducir su código de paciente, matrícula de coche, etc… para que el Gestor de base de datos sepa de qué paciente, vehículo, etc… se trata.

-  Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (que contenga el mismo valor en ambas tablas).

-  A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional.

-  Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.

-  Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional.

En nuestro caso nos centraremos en Microsoft Access, que aún siendo un programa orientado para el uso personal  es un gestor de bases de datos relacionales y presenta capacidades más que suficientes para trabajar con bases de datos en red si el número de accesos simultáneos no va a ser excesivo.

Para resumir, podemos esquematizar lo visto hasta ahora:

Utilización de la función Buscarv/Buscarh

Tanto la función Buscarv como BuscarH son dos herramientas de las que disponemos en Excel cuando queremos realizar búsquedas de datos concretos en una tabla que sea grande y no permita la búsqueda manual de los datos de forma cómoda. Asimismo podemos utilizar las dos versiones de la fórmula para construir una pequeña base de datos con los datos de una tabla de forma que tengamos una ficha que nos indique los valores buscados en la tabla.

Hacer clic para agrandar

La fórmula buscará el valor que nosotros le pidamos en la 1ª columna (o fila para BUSCARH) de una matriz (rango) de celdas que nosotros le indicaremos, devolverá el dato que se encuentre en la columna indicada por el número de columna para la fila donde se encuentra el dato pedido.
Para el ejemplo de la captura, queremos que el ordenador nos devuelva la edad de PEPE, la fórmula sería:

La sintaxis de la función es:

=BUSCARV(valor buscado; matriz de búsqueda; indicador de columna; ordenado)


• Valor buscado: es el valor que queremos que el ordenador busque en la 1ª columna (o fila si usamos BUSCARH), puede ser un valor escrito directamente en la fórmula como en el ejemplo anterior o una referencia a una celda que contenga el valor que queremos que el ordenador busque.
• Matriz de búsqueda: es el rango donde se encuentran los datos que queremos que Excel nos devuelva.
• Indicador de columna: le dice a Excel de que columna es el dato que debe devolver para la fila encontrada.
• Ordenado: toma los valores verdadero o falso, falso si lo que buscamos es una concordancia exacta, verdadero para la concordancia más aproximada.

Si lo que queremos es que al introducir el nombre nos aparezca directamente la edad para cualquiera de los datos de la tabla, el “valor buscado” no se introduce directamente en la celda, sino que lo hacemos a través de una referencia de celda. Lo único que debemos cambiar en la fórmula es donde pone pepe por la referencia a la celda donde escribiremos el nombre, en este caso D12, es decir =BUSCARV(D12;B4:F10;3;FALSO), con lo que queda.

En cuanto escribamos un nombre en D12 desaparece el mensaje de error y aparece el dato solicitado:

También podemos conseguir que la fórmula nos devuelva el dato que queramos para el nombre que queramos en cada momento, para ello lo único que debemos hacer es sustituir el número que hemos puesto en el indicador de columna y sustituirlo por una referencia a una celda donde nosotros escribiremos el número de columna en cada caso, la fórmula quedaría: =BUSCARV(D12;B4:F10;D13;FALSO), en la celda D13 meteremos el número de columna y el resultado (si por ejemplo queremos las edades) sería:

En este caso, sobre todo si la tabla es compleja, resulta útil disponer de una pequeña tabla que nos dé la clave de a que columna corresponde cada dato, de esa forma podremos indicar la columna sin temor a equivocarnos, quedaría:

La utilización de la función BUSCARH sería la misma que la de BUSCARV teniendo en cuenta que la búsqueda se realiza en la 1ª fila y el indicador de columna se cambia por un indicador de fila, se usará cuando la tabla de la que deseamos buscar esté estructurada de forma que los valores que queremos buscar estén el fila como por ejemplo:

Funciones en Excel

Funciones: 

• Formulas incorporadas a la hoja de cálculo

• Excel incorpora una paleta de fórmulas y un ayudante para  funciones que facilita su uso.

• Sintaxis de las funciones:

i.    Cada función tiene su propio nombre pero deben ir precedidas del signo =. La sintaxis genérica es  =FUNCIÓN(ARGUMENTOS)

ii. El argumento hace referencia a los datos sobre los que la función realizará los cálculos. Si se necesitan más de un argumento éstos van escritos todos juntos, entre paréntesis y separados por el caracter <;> 

Funciones más comunes: 

MATEMÁTICAS:

ABS(argumento) Valor absoluto de un número, en un argumento o en una celda

ALEATORIO Número aleatorio comprendido entre 0 y 1

SUMA(argumento) Suma de un conjunto de datos

ENTERO(argumento) Devuelve el número entero menor más próximo al indicado en el argumento

FAC(argumento) Valor del factorial de un número

LN(argumento) Logaritmo neperiano

LOG10(argumento) Logaritmo decimal

POTENCIA(argumento1;argumento2)  Resultado de elevar el arg1 al arg2

RADIANES(argumento) Convierte de grados a radianes

ESTADÍSTICAS: 

CONTAR(argumento) Calcula el número de datos de un rango

MAX(argumento) Mayor valor numérico

MIN(argumento) Mínimo valor

MODA(argumento) Dato o datos que se repiten más veces

PROMEDIO(argumento)  Valor medio de todos los del argumento

DESVEST(argumento) Desviación estándar de los datos

FUNCIONES DE TEXTO: 

CONCATENAR (texto1; texto2) Añade a un texto otro

DERECHA(texto;cantidad) Devuelve el número de caracteres especificados en cantidad, contando desde la derecha del texto 

ESPACIOS(texto) Elimina los espacios de un texto, dejando solo uno entre palabras y eliminando los de los extremos del texto

IGUAL(texto1;texto2) Compara dos datos de texto comprobando si son iguales. Devuelve el valor verdadero si lo son y falso si no

IZQUIERDA(text;cantidad) Igual que el derecha pero por la izquierda

LARGO(texto) Devuelve el número de caracteres de un dato

MAYUSC(texto) Convierte un texto en mayúsculas

MINUSC(texto) En minúsculas

 Insertar funciones mediante la paleta de fórmulas 

• Se puede activar:

i. Seleccionando insertar función 

ii. Al hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas

        Aparece un cuadro de dialogo:

i.                     Seguimos las instrucciones del cuadro para seleccionar la función que nos interese

ii.                   Le damos a <aceptar>

Aparecerá la ventana del asistente para la fórmula elegida:

En el asistente iremos añadiendo los argumentos que haga falta, los botones de color rojo valen para minimizar la ventana y poder señalar sobre la propia hoja el rango o rangos de celdas que vamos a usar

Al terminar le daremos a aceptar, la fórmula queda introducida en la celda y en ésta se nos muestra el resultado calculado por la función de Excel.

Hemos hecho el ejemplo con una función relativamente sencilla, las hay más complicadas, existe la posibilidad de usar varias funciones anidadas, etc.…

En breve se publicará un video tutorial sobre el uso de las fórmulas

Trabajos con rangos: Nombrar, copiar, mover, borrar

Continuamos con los temas básicos para movernos con facilidad dentro del mundo de Excel, hoy nos ocupamos del trabajo con Rangos en sus aspectos más básicos. Un rango es un conjunto de celdas que seleccionamos previamente para realizar operaciones con todas ellas a la vez.

1.  SELECCIÓN DE RANGOS:

• Cuando una misma operación se ha de realizar sobre un grupo de celdas. 

• Se puede realizar cualquier cambio sobre todas las celdas a la vez si han sido seleccionadas previamente.

• La selección se realiza como en word. 

• Si se quieren seleccionar varios rangos a la vez,  es necesario hacerlo manteniendo pulsada la tecla <control>. 

• RANGOS CARACTERÍSTICOS:

i. Fila  se selecciona pulsando el botón del nº de fila. 

ii. Columna  con el botón identificador de la parte superior.

2.  NOMBRAR RANGOS: escribiendo sus coordenadas en el cuadro de nombres. 

• Con las coordenadas de las celdas de la esquina superior IZQUIERDA e inferior DERECHA separadas por el carácter < : > 

i. Ej. A12:B15

• Para indicar varios rangos a la vez, se separan los indicativos de cada uno de ellos con el carácter <;> 

i. Ej. A12:B15;C3:E15

• También se le puede asignar nombre a un rango concreto, primero se selecciona el rango en cuestión y luego  se le pone nombre en el cuadro de nombres.

Al hacer clic en la lista desplegable del cuadro de nombres nos aparecerán los que hayamos metido previamente. Es posible usar los nombres establecidos para los rangos en una fórmula, Ej: =SUMA(salarios), donde salarios es el rango que contiene una serie de salarios que queremos sumar. 

3.  COPIAR Y PEGAR RANGOS:

• Todas las opciones para copiar y pegar que se usan en word se pueden utilizar también en excel.

• La opción pegar presenta una serie de características distintas de las de word:

i.  La opción “pegado especial”   menú edición permite personalizar lo que queremos que se pegue de un rango determinado.

• Otra opción para copiar un rango consiste en arrastrarlo haciendo clic izquierdo sobre el borde inferior del rango y arrastrando con la tecla <control> pulsada.

i. Seleccionar el rango a copiar. 

ii. Pulsar <control> y sin soltarla arrastrar el rango hasta la posición que se desee.

4.  MOVER RANGOS:

• Arrastrándolo:

i. Se selecciona el rango. 

ii. Se arrastra por un borde sin ninguna tecla. 

• Con las opciones  cortar , pegar del menú o de los botones. 

5.  BORRAR RANGOS:

• Seleccionándolo y usando <sup>. 

• Usando la opción borrar del menú edición que permite elegir que es lo que se quiere borrar. 

En la próxima entrada rellenaremos los rangos con series usando el botón de autollenado, empezaremos a introducir fórmulas y comenzaremos a meternos en el mundo de las funciones de Excel.

Desplazamiento e introducción de datos en Excel

DESPLAZAMIENTO EN UN LIBRO:  para poder moverse en un libro de Excel existen varias formas, las más comunes son:

• Para activar una celda click sobre ella

• Para moverse en las hojas click sobre la pestaña de la hoja

• Para moverse a través de las distintas celdas se usan las teclas del cursor

• <tab>  activa la celda situada a la derecha de la activa

• <intro> acepta la introducción de un dato y nos coloca en la celda inferior

• <inicio>  la celda A de lafila activa

• <control-inicio>  la celda A1

INTRODUCCIÓN DE DATOS:

• Activar la celda

• Escribir el dato

• Pulsar <intro>, <tab> o activar cualquier otra celda para aceptar el dato.

En la mayoría de los casos Excel reconoce el dato como numérico o texto de forma correcta, el texto lo escribe alineado a la izquierda y los datos numéricos alineados a la derecha. Con <intro> aceptaremos el dato y nos desplazaremos a la celda inmediatamente inferior a la activa, con <Tab> nos desplazaremos a la celda situada a la derecha de la activa aceptando el dato.

INTRODUCCION DE TEXTO O RÓTULOS:

• Activamos la celda y escribimos el dato

•Por defecto queda alineado a la izquierda, si queremos cambiar el formato de un dato seleccionamos la celda y utilizamos los botones de alineación que son como los de Word, asimismo cualquiera de los otros botones de formato que son iguales a los de Word realizan la misma función en excel que en Word.

INTRODUCCION DE NÚMEROS:

• Precedido de  + para indicar que es un número positivo, puede omitirse.

• Precedido de  - para indicar que es un número negativo.

• Los caracteres <,> y <.>sirven para introducir decimales. 

• Cuando el número que se introduce en una celda tiene más dígitos de los que se pueden mostrar, el programa lo expresa en notación científica.

INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS:

• La principal utilidad consiste en que las fórmulas pueden operar con celdas, de forma que cuando los datos de las celdas cambien, también lo hará el resultado de la fórmula.

• Para introducir una fórmula:

i. Active la celda donde va la fórmula

ii. Pulsar <=> para que excel detecte la introducción de una fórmula

iii. Introducir la fórmula con las referencias de las celdas correspondientes ej: a2*b2

iv. Pulse <intro>

• Prioridad de operaciones:

i. 1º se realizan las operaciones entre paréntesis

ii. Después la exponenciación (se debe recordar que la radicación es una exponenciación de exponente fraccionario) 

iii. Después las multiplicaciones y divisiones, si hay más de una se hacen de izquierda a  derecha

iv. Por último sumas y restas

• Existen unas formulas especiales funciones ya diseñadas, que se pueden pegar en la celda con el botón de la barra de herramientas

       APARECE UNA VENTANA:

Desde esta ventana podemos seleccionar cuál es la fórmula que queremos poner, Excel dispone de muchas fórmulas para utilizar clasificadas en categorías (matemáticas, financieras, estadísticas, etc..). Proximamente se hará uu artículo en el que nos extenderemos más en el uso de las funciones (fórmulas de Excel)

INTRODUCCIÓN DE FECHAS Y HORAS:

• DEBEN ESCRIBIRSE EN CUALQUIERA DE LOS FORMATOS QUE EXCEL RECONOCE PARA LAS FECHAS

i. 15/10/01

ii. 15-Octubre-01

iii. 15/Oct/01

iv. 15/10  lo interpreta como del año en curso

v. Oct/96  como 1 de octubre

• HORAS:

i. 13:45

ii. 5:30 PM

iii. 11:50 AM

iv. <CONTROL- ,>INTRODUCE LA FECHA ACTUAL

v. <CONTROL-MAY .>INTRODUCE LA HORA ACTUAL

• Se pueden introducir fecha y hora en la misma celda separándolas con un espacio

MODIFICAR DATOS; EDITAR:  Para corregir datos existen dos procedimientos:

• Si el dato es corto, nos situamos en la celda y lo escribimos de nuevo

• Si el dato es extenso, se debe activar el modo edición activamos la celda y haciendo click sobre la barra de fórmulas. También haciendo doble clic sobre la celda o activándola y pulsando <F2>

BORRAR DATOS DE UNA CELDA:

• Seleccionar la celda y pulsar <sup>

• Activar la celda y seleccionar edición/borrar y coger una de sus opciones.

En una próxima entrega hablaremos del sistema de referencias de celda y de como seleccionar, copiar y mover celdas y rangos de celdas.

NOCIONES BÁSICAS SOBRE EXCEL

Ante todo explicar que este artículo está pensado sobre todo para aquellos que NUNCA han trabajado con una hoja de cálculo y, por tanto desconocen lo que yo llamo la filosofía del programa.

Debemos imaginarnos una hoja de cálculo como una rejilla compuesta de filas (horizontal), numeradas y columnas (vertical) identificadas con letras, la intersección entre una fila y una columna se denomina celda.

Las celdas de Excel (hoja de cálculo en la que nos centraremos) pueden contener datos o fórmulas y Excel puede operar, y esto es lo verdaderamente importante, con el contenido de las celdas.

Los tipos de datos que se pueden colocar en las celdas son:

• ·         Texto: texto escrito, cabeceras, títulos, etc…
• ·         Número: enteros, notación científica, números reales, porcentajes, etc…
• ·         Fechas: en distintos formatos, Excel podrá más tarde operar con esas fechas.

A su vez cada una de esas celdas podrá tener, como veremos más adelante, un formato determinado.

Pero lo más importante que podemos tener en una celda y que hace que Excel sea operativo, son las fórmulas. Una celda de Excel puede contener una fórmula que hará una operación determinada con el contenido de algunas celdas determinadas, de modo que la operación queda determinada por la celda y no por su contenido, es decir, si el contenido de las celdas usadas en la fórmula cambia, el resultado mostrado en la celda que contiene la fórmula cambiará, pero la operación que estaremos haciendo será la que previamente hayamos definido con nuestra fórmula.

Pero para poder introducir nuestra fórmula debemos recurrir a un concepto nuevo: las referencias de celda. Las referencias de celda son el sistema que emplea Excel para identificar una celda. Las referencias vienen dadas por la letra de la columna seguida por el número de la fila, de tal forma que la celda B10 será la que esté en la intersección de  la fila 10 con la columna B.

También podremos definir rangos (varias celdas) simplemente dando la referencia de la celda de la esquina superior izquierda y la de la celda de la esquina inferior derecha separada por dos puntos (:), de manera que A1:C5 corresponderá al conjunto de celdas que va desde la A1 a la C5.

Esta será la forma en la que indicaremos a Excel que datos debe usar en cada uno de los cálculos que queramos hacer.

Como ejemplo final introduciremos dos números en dos celdas y luego, en una tercera, calcularemos su suma:

Primero y una vez abierto Excel nos situaremos en la celda A1 (haciendo clic izq. sobre la celda) y ahí introduciremos un número, por ejemplo 2.

Segundo: nos situaremos en la celda A2 e introduciremos otro número (Ej. 4)

Tercero: nos situamos sobre la celda B1, aquí introduciremos la fórmula. Cuando introducimos una fórmula el primer carácter debe ser un signo igual (=) para que Excel entienda que lo que viene a continuación es una fórmula y no texto. En la celda B1 introduciremos =A1+A2

y le daremos a enter, observaremos que lo que se nos muestra es el resultado de la operación (6)

, de la misma forma si ahora cambiamos el contenido de las celdas A1 y A2 por 100 y 200, veremos que el contenido de B1 cambia y pone 300,

es decir, lo que se muestra en una celda que contiene una fórmula se actualiza siempre que el contenido de las celdas de referencia cambia.

Obviamente hay muchas más cosas a tener en cuenta, pero como acercamiento al funcionamiento de Excel, de momento nos llega. En próximos artículos seguiremos profundizando en el tema

Combinación de correspondencia con Word 2007

Una de las utilidades más atractivas que nos ofrece Word consiste en la posibilidad de realizar de forma fácil  la escritura de cartas orientadas a un mailing, búsqueda de trabajo, etc… asimismo también podemos crear las etiquetas y los sobres que usaremos en nuestro mailing.

El proceso implica el uso de una base de datos que podemos tener previamente (formato Access) o crearla en el mismo momento en el que creamos nuestro documento.

Comenzaremos arrancando Word y  yendo a la pestaña correspondencia y pulsando sobre iniciar correspondencia, elegiremos lo que nos interese más en cada ocasión, en nuestro caso haremos un ejemplo con las cartas.

El siguiente paso será elegir nuestra lista de destinatarios, si ya disponemos de una base de datos en formato Access, podremos usarla y si está en otro formato,  primero debemos transformarla a Access. En nuestro caso crearemos una  lista nueva,

se nos abre una ventana en la que tenemos una serie de campos “tipo” que podemos usar tal y como están o modificar utilizando el botón personalizar columnas. 

Personalizando los campos

Podemos elegir los campos que queremos mantener y los que queremos eliminar, asimismo podemos añadir campos o cambiar el nombre a  los ya existentes. Un aspecto importante es el orden en que tenemos los campos, si la información está en una lista que va a ser mecanografiada el orden de los campos de nuestra base de datos deberá ser el mismo que en la lista copiar para evitar errores de transcripción, disponemos de dos botones que suben o bajan en la lista el campo seleccionado. 

Una vez seleccionados todos los aspectos anteriores, le daremos a aceptar y empezaremos a escribir registros, para pasar de un campo a otro se usa la tecla de tabulación, y una vez acabemos y le demos a aceptar el ordenador nos pedirá que guardemos el origen de datos, el lugar donde se guarda es fundamental, cuando escribamos la carta el origen de datos queda vinculado a ésta, de forma que si posteriormente cambiamos la ubicación del archivo de origen de datos, Word no será capaz de hacer la combinación de forma automática.

Llegados a este punto solo nos resta escribir la carta en si. Las partes comunes de la carta se escriben de forma normal, pero en los lugares donde deseamos que aparezcan los datos del origen de datos debemos insertar un campo de combinación usando el botón “insertar campo combinado”, nos saldrá una lista con los campos que contiene la base de datos y de ella elegiremos el que nos haga falta,

como ejemplo, si queremos poner  al principio de la carta la dirección de la persona, iremos insertando los campos y espacios correspondientes de forma que nos quedará algo así:

Existen una serie de campos preconfigurados muy útiles como son las direcciones y las líneas de saludo que nos permiten introducir información correspondiente a varios campos con una sola acción.

 Cada vez que queramos que en nuestra carta salga algo de lo que tenemos metido en la base de datos deberemos meter el campo correspondiente, una carta de presentación tipo sería más o menos así:

Tenemos la opción de ver los resultados de cada carta usando el botón de vista previa y los botones de desplazamiento entre registros.

La carta anterior viendo los destinatarios en vez de los campos quedará así:

 Una vez terminada la carta debemos acabar la combinación, para esto hay varias formas distintas:

• ·       Editar documentos individuales generará un documento con las cartas correspondientes a los registros (número) que elijamos, opción muy útil si el documento se va a llevar a imprimir o queremos llevárnoslo en un pen.
• ·       Imprimir documentos realizará la impresión de todas las cartas combinadas
• ·       Enviar mensajes de correo electrónico creará (usando Outlook) mensajes de correo electrónico

Otro aspecto a tener en cuenta es que SOLO se debe hacer la combinación cuando tengamos perfectamente claro que todo está bien, imaginemos imprimir 500 cartas y darnos luego cuenta de que hay  algún error.

Por último resaltar que existen más opciones: ordenar registros, buscar registros concretos, emplear filtros, generar etiquetas, etc… pero hablaremos de ellos en un próximo artículo