martes, 6 de diciembre de 2011

Combinación de correspondencia con Word 2007

Una de las utilidades más atractivas que nos ofrece Word consiste en la posibilidad de realizar de forma fácil  la escritura de cartas orientadas a un mailing, búsqueda de trabajo, etc… asimismo también podemos crear las etiquetas y los sobres que usaremos en nuestro mailing.
El proceso implica el uso de una base de datos que podemos tener previamente (formato Access) o crearla en el mismo momento en el que creamos nuestro documento.
Comenzaremos arrancando Word y  yendo a la pestaña correspondencia y pulsando sobre iniciar correspondencia, elegiremos lo que nos interese más en cada ocasión, en nuestro caso haremos un ejemplo con las cartas.



El siguiente paso será elegir nuestra lista de destinatarios, si ya disponemos de una base de datos en formato Access, podremos usarla y si está en otro formato,  primero debemos transformarla a Access. En nuestro caso crearemos una  lista nueva,


se nos abre una ventana en la que tenemos una serie de campos “tipo” que podemos usar tal y como están o modificar utilizando el botón personalizar columnas. 

Personalizando los campos
Podemos elegir los campos que queremos mantener y los que queremos eliminar, asimismo podemos añadir campos o cambiar el nombre a  los ya existentes. Un aspecto importante es el orden en que tenemos los campos, si la información está en una lista que va a ser mecanografiada el orden de los campos de nuestra base de datos deberá ser el mismo que en la lista copiar para evitar errores de transcripción, disponemos de dos botones que suben o bajan en la lista el campo seleccionado. 


Una vez seleccionados todos los aspectos anteriores, le daremos a aceptar y empezaremos a escribir registros, para pasar de un campo a otro se usa la tecla de tabulación, y una vez acabemos y le demos a aceptar el ordenador nos pedirá que guardemos el origen de datos, el lugar donde se guarda es fundamental, cuando escribamos la carta el origen de datos queda vinculado a ésta, de forma que si posteriormente cambiamos la ubicación del archivo de origen de datos, Word no será capaz de hacer la combinación de forma automática.
Llegados a este punto solo nos resta escribir la carta en si. Las partes comunes de la carta se escriben de forma normal, pero en los lugares donde deseamos que aparezcan los datos del origen de datos debemos insertar un campo de combinación usando el botón “insertar campo combinado”, nos saldrá una lista con los campos que contiene la base de datos y de ella elegiremos el que nos haga falta,

como ejemplo, si queremos poner  al principio de la carta la dirección de la persona, iremos insertando los campos y espacios correspondientes de forma que nos quedará algo así:




Existen una serie de campos preconfigurados muy útiles como son las direcciones y las líneas de saludo que nos permiten introducir información correspondiente a varios campos con una sola acción.

 Cada vez que queramos que en nuestra carta salga algo de lo que tenemos metido en la base de datos deberemos meter el campo correspondiente, una carta de presentación tipo sería más o menos así:


Tenemos la opción de ver los resultados de cada carta usando el botón de vista previa y los botones de desplazamiento entre registros.

La carta anterior viendo los destinatarios en vez de los campos quedará así:


 Una vez terminada la carta debemos acabar la combinación, para esto hay varias formas distintas:



  • ·       Editar documentos individuales generará un documento con las cartas correspondientes a los registros (número) que elijamos, opción muy útil si el documento se va a llevar a imprimir o queremos llevárnoslo en un pen.
  • ·       Imprimir documentos realizará la impresión de todas las cartas combinadas
  • ·       Enviar mensajes de correo electrónico creará (usando Outlook) mensajes de correo electrónico

Otro aspecto a tener en cuenta es que SOLO se debe hacer la combinación cuando tengamos perfectamente claro que todo está bien, imaginemos imprimir 500 cartas y darnos luego cuenta de que hay  algún error.
Por último resaltar que existen más opciones: ordenar registros, buscar registros concretos, emplear filtros, generar etiquetas, etc… pero hablaremos de ellos en un próximo artículo

1 comentario:

  1. todos los dias utilizando el word y ni idea de que existian estas cosas... menos mal que tengo un tío que ya se encarga de enseñarme las novedades!jeje

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